Документація IT інфраструктури – цінний ресурс будь-якої організації, але зазвичай саме він стає «слабким місцем», внаслідок поганого контролю та відсутності систематизації. Створення впорядкованого документального звіту потребує серйозних зусиль та тимчасових витрат. І якщо в робочому штаті не передбачено спеціального працівника, який відповідає за документознавство, то, як показує практика, через деякий час компанія стикається з низкою неприємних проблем.

Коли виникає потреба провести аудит IT інфраструктури, рекомендується використовувати спеціальні програмні інструменти, серед яких Total Network Inventory (TNI) - ефективне рішення для якісного обліку та аудиту програм та ліцензій у мережі.

Демо-ролик

Корпоративна документація, її типи і як упорядкувати

Умовно ІТ-документацію можна розділити на такі типи:

• документи до програмного продукту;
• до автоматизованої системи;
• до сервісу послуг;
• до апаратного забезпечення;
• інша експлуатаційна документація.

Цілком не важливо, чи є ви розробником програмного продукту, купили ліцензію на ПЗ або ж оновили технічний парк, варто подбати про те, щоб вся важлива інформація зберігалася в одному місці. Певні технічні документи (ліцензії, угоди, договори, datasheet, мануали, інструкції тощо) будуть дуже актуальні під час переукладання договорів, оновлення ліцензій, а також під час навчання нових співробітників, які забезпечують супровід IT інфраструктури компанії.

Зберігання інформації у цифровому форматі – це перший крок до приведення корпоративної документації до належного вигляду. Крім зручності та швидкого пошуку потрібного, цифрові дані легко подаються аудиту та відрізняються високим ступенем безпеки. Адже так склалося, що для більшості роздрукувати документ і покласти його в папку – стало рутинною дією, своєрідним доказом та підтвердженням виконаної роботи. Але як тільки перед компанією виникне завдання провести інвентаризацію, потрібні папери виявляються втраченими.

Другий та завершальний крок — це індексація вмісту та стандартизація зберігання документів. Це можна забезпечити за допомогою спеціалізованого ПЗ, що відповідає за належне оформлення отриманих даних.

Переваги документування IT

Проведення документування ІТ буде актуальним для будь-якого власника бізнесу, а також усім організаціям, які мають великий технічний парк, використовують різне ПЗ та сучасні канали зв'язку. Комплексний аудит варто проводити у разі:

• придбання компанії або об'єднання кількох організацій в один холдинг, корпорацію: для вивчення поточного стану справ, оцінки стану IT систем;
• проведение апгрейда существующей IT инфраструктуры: обновления программ, техники;
• для виявлення, контролю та ліквідації «слабких місць» систем. Грамотна інвентаризація сприяє зниженню навантаження з технічної підтримки, економить кошти на навчанні співробітників, значно оптимізує робочі процеси компанії, а також знижує ризик виникнення проблем, пов'язаних з аудитом.

Використання спеціальних програмних рішень у документуванні ІТ

TNI – гнучкий софт, здатний задовольнити запити будь-якого користувача. Він чудово підійде для компаній, які цінують свій час та знають, що інвентаризація IT інфраструктури – це не просто формальність, а важливий крок для покращення контролю та формування точної звітності. Серед головних переваг програми:

• придбання компанії або об'єднання кількох організацій в один холдинг, корпорацію: для вивчення поточного стану справ, оцінки стану IT систем;
• вбудована база програм: можливість зберігати дані про кожну ліцензію, якою володіє організація, разом із усіма параметрами, ключами, інформацією про дату закінчення, супровідними документами;
• ліцензований статус: ключі встановленого ПЗ будуть автоматично виявлені на всіх пристроях, таким чином можна отримати актуальну інформацію про всі статуси та проблеми з ліцензіями;
• автоматизація документування комп'ютерного обладнання (оргтехніки): всього кілька кліків можна створити детальний звіт про кожному устаткуванні. Пристрої можна групувати, додавати коментарі, отримувати інформацію про ОС, встановлені програми та багато іншого;
• для аудиту та маркування обладнання доступна можливість створення двомірних штрих-кодів;
• формування гнучких звітів з різних категорій даних та багато іншого.

Разом з TNI документування парку комп'ютерів — це приємний відпочинок, а не монотонна процедура, що вимотує.