icon-bg
icon-bg
icon-bg

Керування ліцензіями програмного забезпечення

Керування дотриманням ліцензій є критичною рамкою для організацій, щоб орієнтуватися в складнощах керування програмними ліцензіями. З появою складних технологій та зростаючою залежністю від цифрових інструментів, керування програмними ліцензіями стало фундаментальним аспектом корпоративного управління та управління ризиками.

Програма керування ліцензуванням програмного забезпечення

Що таке дотримання ліцензій?

Дотримання ліцензій означає, що програми, встановлені на комп'ютерах і пристроях організації, відповідають умовам придбаних ліцензій від постачальників. Це включає в себе не встановлення більше копій системи, ніж ліцензії, або використання програмного забезпечення довше узгодженого терміну.

Наприклад, якщо компанія придбала 100 ліцензій на Microsoft Office, вони повинні переконатися, що Office встановлено не більше ніж на 100 машинах. Використання на 101 машині призведе до порушення відповідності. Або якщо придбано ліцензію на 50 користувачів Adobe Creative Cloud на 1 рік, компанія не може використовувати інструмент 13 місяців без придбання продовження.

Ризики невідповідності

Ризики невідповідності ліцензій значні, включаючи:

Юридичні та фінансові санкції

  • Постачальники програмного забезпечення можуть подати до суду на невідповідні компанії за порушення контракту, що призведе до великих юридичних витрат, часто сягаючих шести або семи цифр
  • Аудити можуть виявити проблеми з недостатнім ліцензуванням, що призведе до великих витрат на приведення у відповідність, іноді сягаючих мільйонів у придбанні ліцензій
  • Штрафи можуть перевищувати 150 000 доларів за кожен випадок порушення відповідності програмного забезпечення

Репутаційні збитки

  • ЗМІ можуть висвітлити судові процеси та штрафи, що завдасть значної шкоди репутації організації
  • Акціонери, члени ради директорів та галузеві аналітики можуть втратити довіру до управління компанією

Відключення програмного забезпечення

  • Постачальники програмного забезпечення можуть технічно заблокувати та відключити продукти, які не відповідають вимогам
  • Втрата доступу до критично важливих програмних додатків може зупинити продуктивність та операції
  • Обхідні шляхи, такі як перевстановлення операційних систем, можуть бути дуже дорогими та витратними за часом

З огляду на широкомасштабні фінансові, юридичні та репутаційні ризики, дотримання ліцензій має бути головним пріоритетом для менеджерів ІТ активів та юристів. Щоквартальні самоаудити, покращення процесів відстеження та автоматизовані рішення можуть допомогти зменшити ризик.

Масштаб потенційних збитків робить інвестиції в програмне забезпечення, таке як Total Network Inventory, виправданими для забезпечення відповідності. Заплануйте персональну демонстрацію сьогодні, щоб дізнатися більше!

Управління відповідністю ліцензій на ПЗ

Важливість програмного забезпечення для відстеження ліцензій

Ручне відстеження програмних ліцензій у всій організації з сотнями додатків та тисячами пристроїв є надзвичайно складним і схильним до невдач. Помилки в електронних таблицях та ненадійна пам'ять людей неминуче призводять до невідповідних установок або непотрібних покупок ліцензій.

Саме тому автоматизовані інструменти для відстеження програмних ліцензій є критичними для постійного забезпечення відповідності. Рішення, такі як Total Network Inventory (відстежувач ліцензій на програмне забезпечення), забезпечують складні можливості, які неможливо досягти вручну:

  • Виявлення всіх систем, встановлених на кожному пристрої.

Сканує всю мережу, щоб створити остаточний список всього програмного забезпечення, встановленого на серверах, настільних комп'ютерах і ноутбуках, забезпечуючи повну видимість.

  • Підтримка центральної бази даних з ліцензіями та установками.

Зберігає придбані ліцензії, місця встановлення, затвердження та відмови в базі даних SQL, надаючи систему записів для звірки.

  • Порівняння встановлених програм з придбаними ліцензіями.

Порівнює фактичні установки на комп'ютерах з придбаними ліцензіями для виявлення прогалин у відповідності, що дозволяє приймати точні рішення про приведення у відповідність.

  • Повідомлення про комп'ютери, які перевищують ліміти.

Повідомляє негайно, коли пристрої перевищують пороги придбаних ліцензій, автоматизуючи нагляд за тисячами кінцевих точок.

  • Надає звіти, готові до аудиту.

Створює вичерпні звіти, що детально описують встановлені програми та придбані ліцензії для внутрішніх і зовнішніх аудитів, зменшуючи ручні зусилля для миттєвого проходження аудитів.

Виключаючи ризиковані та неефективні ручні підходи, автоматизовані інструменти ліцензування програмного забезпечення, такі як Total Network Inventory, забезпечують неперевершену видимість та контроль, роблячи постійну відповідність досяжною нарешті.

Проводьте аудити за розкладом! Керування ліцензіями на програмне забезпечення в Total Network Inventory включає можливість планування завдань сканування. Створюйте свій власний розклад та виконуйте щоденні, щотижневі або щомісячні аудити ліцензій в повністю автоматичному режимі. Плануючи аудити поза робочими годинами, ви можете забезпечити плавну роботу без небажаних уповільнень мережі або перебоїв у робочому процесі.

Як досягти дотримання програмних ліцензій

Ось найкращі практики для досягнення постійного дотримання ліцензій на програми:

  • Призначте центральну відповідальність: Призначте відповідального менеджера з програмного забезпечення/ліцензій, відповідального за відстеження відповідності. Нехай він очолює щоквартальні аудити, закупівлі ліцензій, оптимізацію тощо.
  • Відстежуйте всі запити на програмне забезпечення: Фіксуйте кожен запит на систему, покупку та ліцензійну угоду з докладними записами про затвердження, кількість ліцензій, умови тощо.
  • Автоматизуйте за допомогою програмного забезпечення: Використовуйте інструменти, такі як Total Network Inventory (відстежувач ліцензій на програмне забезпечення), для автоматизації виявлення установок по всій мережі, щоб спростити звірку аудитів.
  • Проводьте регулярні самоаудити: Проводьте щоквартальні звірки всіх встановлених програм з придбаними ліцензіями. Розслідуйте невідповідності, видаляйте невикористовувані інструменти та придбайте додаткові ліцензії за потреби.
  • Ведіть докладні записи: Документуйте всі ключі ліцензій, рахунки-фактури, угоди, витрати тощо в центральній системі, підтримуючи записи в актуальному стані після нових покупок або виведення з експлуатації програмного забезпечення.
  • Видаляйте невикористовувані програми: Видаляйте програми, які показують низьке використання співробітниками, щоб оптимізувати витрати на ліцензії. Перерозподіліть звільнені ліцензії на необхідне програмне забезпечення.
  • Придбайте достатньо ліцензій: Закуповуйте додаткові ліцензії під час поновлення або нових розгортань на основі пікових історичних вимог до установок. Забезпечте резерв для зростання.
  • Повідомляйте персонал про зміни: Інформуйте користувачів, служби підтримки та ІТ-команди про нові розподіли ліцензій, доступні під час поновлення, щоб вони відповідним чином затверджували нові установки.
  • Навчайте персонал процесам: Навчайте керівництво, персонал та відділ закупівель практикам дотримання ліцензій через семінари та навчальні посібники.

Дотримуючись цих найкращих практик ліцензування програмного забезпечення, ви знижуєте ризик невідповідності та допомагаєте підтримувати постійне дотримання умов системних угод по всій організації. Інтеграція інструментів керування ліцензіями програмного забезпечення в ІТ-інфраструктуру є стратегічним рішенням, яке підвищує операційну ефективність та знижує ризики, пов'язані з невідповідністю.

Total Network Inventory для керування відповідністю ліцензій

TNI є комплексним програмним забезпеченням для керування ліцензіями, призначеним для вирішення проблем дотримання ліцензій. Це комплексне програмне забезпечення для керування ліцензіями розроблено для автоматизації та спрощення складного процесу відстеження та керування ліцензіями по всій організації.

  • Керування ліцензіями на програмне забезпечення:

TNI відмінно справляється з виявленням усіх ліцензій на програмне забезпечення Microsoft у мережі, забезпечуючи облік кожного елемента ліцензії. Вона йде далі простого виявлення, сприяючи підтримці централізованого інвентарю, який фіксує кожну придбану ліцензію разом із встановленим програмним забезпеченням на кожному комп'ютері. Такий рівень деталізації є важливим для бізнесу, щоб бути в курсі свого статусу відповідності, з повідомленнями, що надсилаються при порушенні лімітів ліцензій на будь-якому пристрої.

  • Інвентаризація програмного забезпечення без агента:

Однією з ключових функцій TNI є її здатність проводити ретельні сканування по всій мережі без необхідності попередньої установки агентів на окремих пристроях. Це досягається шляхом безпечного підключення до кінцевих точок мережі з використанням облікових даних адміністратора, що дозволяє виявляти детальні дані інвентаризації обладнання та програмного забезпечення. Це не тільки мінімізує час налаштування, але й зменшує навантаження на ІТ-персонал, дозволяючи більш ефективно проводити інвентаризацію.

  • Централізоване зберігання:

TNI забезпечує централізовану базу даних SQL для зберігання всієї відповідної інформації про ліцензії, включаючи ключі ліцензій, дати покупки, рахунки-фактури та пов'язані витрати. Ця база даних пропонує неперевершену видимість усіх ліцензій, що належать організації, що дозволяє легко порівняти їх з виявленими під час сканувань установками програмного забезпечення. Крім того, вона фіксує місця та користувачів кожної установки, що ще більше покращує можливості керування.

  • Запланований аудит відповідності:

За допомогою TNI аудити відповідності можуть бути заплановані для автоматичного виконання під час непрацюючих годин. Ця функція є важливою для мінімізації перерв у щоденних операціях, забезпечуючи при цьому своєчасне виявлення змін у встановленні програмного забезпечення. Негайні повідомлення про нові невідповідні комп'ютери допомагають адміністраторам випереджати потенційні проблеми відповідності.

  • Вичерпні журнали змін:

Здатність TNI записувати кожну установку, деінсталяцію та оновлення програмного забезпечення по всій мережі є безцінною для відстеження динаміки використання. Ця інформація є критичною для прийняття обґрунтованих рішень про придбання та коригування ліцензій. Крім того, TNI повідомляє адміністраторів про будь-які непогоджені або заблоковані установки, допомагаючи підтримувати відповідність політиці системи.

  • Звіти про відповідність ліцензій:

Функція звітування інструменту розроблена для створення користувацьких звітів, що звіряють установки програмного забезпечення з придбаними ліцензіями. Ці звіти можна друкувати, експортувати, відправляти електронною поштою та ділитися з ключовими зацікавленими сторонами, сприяючи прозорій комунікації щодо статусу відповідності. Крім того, TNI пропонує виконавчі інформаційні панелі, що висвітлюють ризики ліцензування, надаючи високорівневий огляд потенційних проблем.

Використовуючи Total Network Inventory для автоматиз ованого відстеження програмних активів, ІТ-адміністратори можуть заощадити незліченну кількість годин через спрощені аудити та знижений ризик штрафів за невідповідність.

Використовуйте наше програмне забезпечення для постійного дотримання ліцензій

Досягнення постійного дотримання ліцензій ніколи не було простішим, ніж з Total Network Inventory. На відміну від загального інструменту керування ліцензіями або ручного відстеження, TNI служить основним інструментом керування ліцензіями ІТ-відділу з неперевершеною видимістю позицій ліцензій.

Журнал змін налаштувань ліцензій програм

Через автоматичне виявлення, централізований моніторинг та спрощене звітування, Total Network Inventory робить керування ліцензіями простим. Команди з ліцензування систем можуть відстежувати все від записів про покупки до установок та залишатися готовими до аудиту протягом року.

Впевненість у відповідності також призводить до легших переговорів щодо контрактів та прогнозування додаткових потреб на основі даних реального часу.

Вибравши TNI для програмного забезпечення для дотримання ліцензій, організації можуть з упевненістю орієнтуватися в складнощах ліцензування, забезпечуючи відповідність та оптимізуючи свої інвестиції.

Ризики невідповідності роблять керування ліцензіями програмного забезпечення обов'язковим. Дізнайтеся, як Total Network Inventory задовольняє цю потребу з безкоштовною пробною версією!

 

06 вересня 2024

Total Network Inventory 6.3: Improving DB management!

The latest update of Total Network Inventory, which enhances database management capabilities, making work with TNI storage even much easier.

27 лютого 2024

Total Network Inventory 6.2: the beginning of big changes!

TNI has now the ability to work with SQL servers, which will make the program a full-fledged reliable multi-user product.